Dicas para comunicar problemas de limpeza de instalações

A limpeza de uma instalação é muitas vezes baseada na aparência. Em alguns casos, os profissionais de limpeza são frequentemente alvo porque, até recentemente, não havia como dizer se uma instalação ou áreas dentro de uma instalação foram efetivamente higienizadas e deixadas em um estado saudável e limpo. Ao mesmo tempo, os gerentes das instalações estão tentando avaliar as necessidades atuais de seus edifícios, ao mesmo tempo em que lidam com problemas de limpeza e manutenção no dia-a-dia.

Existem vários casos em que a intervenção é necessária porque os gerentes das instalações estão insatisfeitos com o trabalho de limpeza que está sendo realizado, enquanto os funcionários estão insatisfeitos com os gestores, acreditando que suas críticas são injustificadas. Ao mesmo tempo, os funcionários responsáveis pela limpeza têm problemas com seus supervisores. Como resultado, as instalações podem se tornar altamente disfuncionais e os ocupantes do edifício podem sofrer.

Com o objetivo de agilizar as operações de limpeza, aqui estão algumas dicas para expressar e receber problemas relacionados à limpeza. Questões de limpeza sempre serão de grande importância na manutenção predial, mas quando um problema não é resolvido, uma reclamação é justificada. Com isso em mente, aqui estão algumas sugestões para facilitar o processo de expressão e resolução de questões para garantir que os problemas sejam resolvidos, para eliminar a disfunção e manter todos focados em manter uma instalação limpa e saudável.

Dicas para gerentes de edifícios para lidar com questões de limpeza

  • Certifique-se de investigar um problema de forma rápida e minuciosa antes de intervir. A comunicação permite ao contratante a oportunidade de investigar e desenvolver uma solução. Dado um ou dois dias, se possível, o serviço de limpeza pode ser capaz de corrigir a situação por conta própria e eliminar a necessidade de novas ações.
  • Quando um assunto não foi abordado e uma reclamação é justificada, os administradores de edifícios devem saber que diplomacia e profissionalismo sempre funcionam melhor. O objetivo é permanecer racional e claro enquanto fala de forma coerente.
  • Uma vez que um problema atinja o status de reclamação, a abordagem deverá ocorrer o mais rápido possível. Dê-lhe o tempo apropriado para ser corrigido por conta própria, mas depois disso, quanto mais se estender, é provável que a questão se torne pessoal. E isso é algo que você deve evitar. Pergunte ao contratante quanto tempo você deve esperar para ser corrigido. A menos que seja um problema não convencional, dentro de 24 horas deve ser corrigido e uma solução deve estar em vigor para evitar uma recorrência.
  • A forma como o problema é comunicado deve ser descrita na proposta do contratante. Uma reunião, ligação ou pessoalmente, deve ser marcada com o contratante para concordar com o processo. Palavras e emoções muitas vezes podem ser mal interpretadas em um e-mail, que influencia na diplomacia e o profissionalismo solicitados, criando uma situação “nós- versus-eles”.
  • Uma vez que o problema tenha sido discutido, dê à empresa contratada tempo suficiente para resolvê-lo. Se a reclamação não tiver sido tratada em um período de tempo apropriado, escrever um relatório poderá ser o próximo passo. O relatório deve ser enviado a alguém em posição de gerência.

Dicas para companhias de limpeza sobre a resolução de problemas

  • O primeiro passo é apenas ouvir. Um empreiteiro ou supervisor de limpezadeve ouvir atentamente a reclamação. Tornar-se inflexível ou interromper o gerente da instalação só tornará o processo mais difícil. A primeira reação do empreiteiro deve ser ter empatia com o síndico do prédio. Coloque-se em seu lugar para entender melhor a situação.
  • Uma das coisas mais inteligentes que um empreiteiro pode fazer é pedir desculpas, mesmo que a situação não seja culpa dele. Pedir desculpas faz parte do processo de empatia e ajuda a remover grande parte da tensão muitas vezes criada na situação.
  • Em seguida, o empreiteiro deve lidar com a situação. Enquanto o problema for justificado, agradeça ao gestor (ou ocupante de construção) por chamar a atenção para o problema e prometa acompanhar de perto a causa do problema e solução.
  • Se a investigação constatar que o problema não é culpa da companhia, a questão deve ser discutida com o gerente da instalação da mesma forma diplomática e profissional em que foi apresentada. No entanto, se a culpa for da companhia de limpeza contratada, o problema deve ser resolvido e corrigido o mais rapidamente possível.

Ron Segura é presidente da Segura Associates. Sua empresa trabalha com grandes companhias de limpeza para ajudá-los a construir seus negócios, bem como com prédios corporativos e universitários, ajudando-os a agilizar suas operações de limpeza e construção para que eles funcionem de forma mais efetiva e eficiente para realizar uma redução de custos.

Ron Segura é fundador e presidente da Segura & Associates, e traz mais de 55 anos de experiência em todos os segmentos da Indústria de Limpeza. Dez desses anos foram dedicados à supervisão de serviços de limpeza terceirizados de mais de 418 milhões de metros quadrados para a The Walt Disney Company.

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